Garanția de participare

Garanția de participare e prima cheltuială reală dintr-o licitație și, în același timp, motivul de respingere cel mai ușor de evitat. Mai jos: cum se constituie corect, ce se poate corecta după depunerea ofertei – mai mult decât crede aproape toată lumea – și cum îți iei banii înapoi.

Cât e și cât ține

Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita constituirea unei garanții de participare a cărei valoare nu poate depăși 1% din valoarea estimată a contractului – sau, în cazul acordului-cadru, din valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent. Perioada ei de valabilitate trebuie să fie cel puțin egală cu perioada de valabilitate a ofertei (art. 154 alin. 2 din Legea nr. 98/2016).

Scopul ei e definit explicit: protejarea autorității față de riscul unui comportament necorespunzător al ofertantului pe toată perioada implicării sale în procedură (art. 35 alin. 1 din H.G. nr. 395/2016). Reține definiția asta – e argumentul pe care se câștigă majoritatea disputelor legate de garanție, și revine mai jos.

Cum se constituie

Garanția trebuie să fie irevocabilă și necondiționată, iar formele admise sunt limitativ enumerate la art. 154 alin. (4) din Legea nr. 98/2016:

• virament bancar în contul indicat de autoritate;
• scrisoare de garanție emisă de o instituție de credit bancară, din România sau din alt stat;
• scrisoare de garanție emisă de o instituție financiară nebancară – dar numai pentru achizițiile de lucrări cu valoare estimată de cel mult 40.000.000 lei fără TVA, respectiv de produse sau servicii de cel mult 7.000.000 lei fără TVA;
• asigurare de garanții, emisă de societăți de asigurare autorizate în România sau într-un alt stat membru al Uniunii Europene și/sau înscrise în registrele publicate pe site-ul A.S.F., ori de societăți din state terțe prin sucursale autorizate în România de A.S.F.;
• numerar la casierie, doar dacă valoarea este mai mică de 5.000 lei.

Rețineri succesive din facturi parțiale și combinarea mai multor modalități există și ele în text, dar doar pentru garanția de bună execuție. La garanția de participare nu se aplică.

Două lucruri pe care autoritatea contractantă nu are dreptul să le facă (art. 36 alin. 5 din H.G. nr. 395/2016): să impună sau să interzică un emitent anume, nominalizat în documentație, și să limiteze prezentarea instrumentelor numai la cele bancare, numai la cele emise de instituții financiare nebancare sau numai la cele emise de societăți de asigurări. Dacă fișa de date face una dintre astea, e o cerință restrictivă care se atacă înainte de depunerea ofertelor.

Ce trebuie să scrie în instrumentul de garantare

Instrumentele de garantare se transmit în SEAP împreună cu oferta și cu celelalte documente ale acesteia, cel mai târziu la data și ora-limită de depunere a ofertelor, și trebuie să prevadă că plata garanției se execută necondiționat, la prima cerere a beneficiarului, pe baza declarației acestuia cu privire la culpa persoanei garantate (art. 36 alin. 4 din H.G. nr. 395/2016).

Formularea aceasta nu e decorativă. E cea pe care o caută comisia, cuvânt cu cuvânt, iar o poliță sau o scrisoare care spune altceva – că plata se face după constatarea culpei, de exemplu – e o garanție condiționată. La asociere, instrumentul se constituie în numele asocierii și trebuie să menționeze că acoperă solidar toți membrii.

Ce se poate corecta după depunerea ofertei

Aici e partea pe care puțini ofertanți o cunosc, iar unele comisii se prefac că nu o cunosc nici ele.

Comisia de evaluare solicită clarificări, în termen de o zi lucrătoare de la data-limită de depunere a ofertelor, privind eventualele neconcordanțe referitoare la îndeplinirea condițiilor de formă ale garanției de participare, precum și la cuantumul sau valabilitatea acesteia, acordând ofertantului un termen de 3 zile pentru a răspunde, sub sancțiunea respingerii ofertei ca inacceptabilă (art. 132 alin. 3 din H.G. nr. 395/2016).

Formularea e imperativă. Nu e un drept pe care comisia îl exercită dacă are chef, e o obligație. Iar consecința e că o garanție cu probleme nu duce la respingere directă, ci la o solicitare de clarificare.

Cât de departe merge asta se vede într-o speță reală. Un ofertant a depus o poliță de asigurare a cărei perioadă asigurată începea la o săptămână după data-limită de depunere a ofertelor, deci nu acoperea integral perioada cerută prin fișa de date. Autoritatea a cerut clarificări, ofertantul a răspuns în termen cu un supliment de precizare la poliță, care îndrepta valabilitatea – iar comisia a refuzat să îl ia în considerare, pe motiv că documentul fusese emis după data-limită de depunere, și a respins oferta ca inacceptabilă.

Consiliul a admis contestația și a obligat autoritatea să accepte corectarea. Raționamentul merită reținut în întregime:

• legiuitorul acceptă că garanțiile de participare pot prezenta neconcordanțe; acestea nu atrag respingerea ofertei, ci obligația de a solicita remedierea lor;
• ce contează e ca ofertantul să fi îndeplinit cerințele raportat la data-limită de depunere, nu ca documentul de corectare să fie anterior acelei date;
• principiul proporționalității impune să fie sancționate doar abaterile care se deosebesc substanțial de viciile de formă;
• atunci când ambiguitatea are o explicație simplă și poate fi înlăturată ușor, autoritatea are obligația să ceară clarificări – principiu preluat din jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene.

A doua speță e și mai simplă, și mai instructivă. Un ofertant a constituit garanția prin virament bancar, iar ordinul de plată figura pe numele administratorului societății, nu al firmei. Comisia a respins oferta pentru că garanția „nu este constituită de către și pentru ofertant”. Consiliul a constatat că ordinul de plată purta semnătura olografă și ștampila societății, că titularul era administratorul recunoscut al acesteia, că suma era cea cerută și că în detaliile plății era menționat obiectul și numărul procedurii – deci banii erau în contul autorității, iar scopul garanției era atins. Evaluarea a fost calificată drept eronată, incompletă și de un formalism exagerat. Speța e dintr-o procedură sectorială, unde textul legal aplicabil are aceeași formulare.

De aici, o regulă practică de zece secunde: când plătești prin virament, scrie în detaliile plății numărul și obiectul procedurii. Exact asta a salvat oferta în cazul de mai sus.

Nimic din toate acestea nu e un motiv să tratezi garanția superficial. Sunt motive să nu renunți când primești o respingere pe acest temei.

Când se reține garanția

Autoritatea are obligația de a reține garanția de participare în patru situații, toate prevăzute la art. 37 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016:

• îți retragi oferta în perioada ei de valabilitate;
• oferta ta fiind stabilită câștigătoare, nu constituiești garanția de bună execuție;
• oferta ta fiind stabilită câștigătoare, nu deschizi contul la dispoziția autorității, la o bancă agreată de ambele părți, în cazul în care s-a convenit ca garanția de bună execuție să se constituie prin rețineri succesive;
• oferta ta fiind stabilită câștigătoare, refuzi să semnezi contractul în perioada de valabilitate a ofertei.

Se observă ceva: toate patru presupun fie o retragere, fie un refuz după câștigarea licitației. Garanția nu se pierde pentru că ai greșit un document sau pentru că oferta ți-a fost respinsă. Se pierde pentru că te-ai răzgândit.

Există și o excepție de reținut: garanția nu se reține dacă refuzi semnarea contractului într-o procedură care a făcut obiectul controlului ex ante, în care ANAP a emis un aviz conform condiționat, iar autoritatea a finalizat procedura fără să remedieze abaterile constatate.

Restituirea

Termenele sunt fixe și scurte, iar în practică sunt depășite constant – nu din rea-credință, ci pentru că nimeni nu le cere. Art. 154^1 din Legea nr. 98/2016:

• Dacă ai câștigat: garanția se restituie în cel mult 3 zile lucrătoare de la data constituirii garanției de bună execuție. La acord-cadru, sau la contractele unde garanția de bună execuție nu e obligatorie: 3 zile lucrătoare de la semnare.
• Dacă nu ai câștigat: după semnarea contractului cu ofertantul declarat câștigător, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la acea dată.
• Dacă procedura se anulează: după expirarea termenului de depunere a unei contestații împotriva deciziei de anulare, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la acea dată.

Și prevederea care produce efectul cel mai concret: după ce ai primit comunicarea rezultatului procedurii, ai dreptul să obții eliberarea garanției mai devreme, fără să mai aștepți semnarea contractului cu câștigătorul, dacă transmiți autorității o solicitare în acest sens. Autoritatea are obligația de a restitui în cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea cererii (art. 154^1 alin. 5).

Cu alte cuvinte, în ziua în care afli că nu ai câștigat, trimiți o cerere de restituire. Nu e o favoare pe care o ceri – e un termen legal care începe să curgă. Pe o lucrare de câteva milioane, 1% blocat două luni în plus nu e un detaliu.

Cum lucrăm noi

Garanția de participare face parte din pachetul de ofertare: verificăm cerința din fișa de date – cuantum, valabilitate, forma acceptată – comparăm textul instrumentului obținut de la bancă sau de la asigurător cu ce cere documentația, și îl încărcăm în SEAP odată cu restul ofertei. Dacă vine o solicitare de clarificare pe garanție, răspunsul se pregătește în aceeași zi, pentru că termenul e de trei zile.

Dacă ai primit deja o respingere pe motiv de garanție, merită citit și articolul despre contestația la CNSC. Ambele spețe de mai sus s-au încheiat cu admiterea contestației.

Actualizat: septembrie 2026

Articol scris de Cosmin Ursulescu, expert achiziții publice din 2007, de partea ofertanților și a autorităților contractante. Despre noi.